Assistant de la Vie Scolaire - Mairie de l'Union H/F - Communes

MISSION GENERALE

Apporte une aide permanente à la Directrice du service enfance jeunesse en terme d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers de la Vie scolaire.
Assure la relation avec les usagers et services utilisateurs.

POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE

Placé sous l'autorité de la Directrice de l'Enfance Jeunesse et de la vie Scolaire


LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE

Bureau du service Enfance Jeunesse
Impasse du Pic du Midi
31240 L'Union

TEMPS DE TRAVAIL

Temps complet non annualisé à adapter en fonction des cycles de travail proposés par la commune

RELATIONS FONCTIONNELLES

Relations régulières avec le public, échanges réguliers d'information avec le supérieur hiérarchique et les autres services. Relations avec d'autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.
Relations avec les directeurs/directrices des écoles.


SPECIFICITES NECESSAIRES A L'EXERCICE DE LA FONCTION

L'assistant(e) de gestion de la Vie scolaire a un rôle d'organisation, de communication et d'aide à la prise de décision.
Il(elle) doit veiller au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs de la vie scolaire.
Il(elle) travaille en étroite collaboration avec les deux autres assistantes de la DEJVS.

SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION

- Travail en bureau
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Relations régulières avec le public, échanges réguliers d'information avec le supérieur hiérarchique et les autres services. Relations avec d'autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.
- Relations avec les directeurs/directrices des écoles.

MOYENS MIS A DISPOSITION

Bureau/Matériel informatique - Logiciel Word-Excel 2013 - Logiciel Concerto - Espace famille

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o031261014000164-assistant-vie-scolaire?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES

Organiser son poste et son travail d'agent de gestion administrative
Organisation d'un secrétariat
Prise de notes rapides et rédaction d'un compte rendu
Connaissance de l'environnement territorial et des process internes
Connaissance du logiciel Concerto

COMPETENCES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE AU REGARD DES EXIGENCES

- Compétences requises :
Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique
Avoir un grand sens du service public
Respecter les devoirs du fonctionnaire territorial notamment le devoir de réserve (confidentialité et discrétion)

- Savoir et savoir-faire requis
Nouvelles technologies de l'information et de la communication
Technologies de l'information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc.
Etre doté de la technique de gestion administrative : bonne aisance rédactionnelle et esprit de synthèse
Connaître les modalités d'accueil
Maîtriser les outils bureautiques
Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale
Pratiquer le Logiciel Word-Excel 2013 - Logiciel Concerto - Espace famille (souhaité)
Connaître les règles et obligations relatives à la gestion d'une régie de dépenses et recettes

- Savoir être
Etre doté d'un grand sens de la rigueur
Etre doté d'un esprit de polyvalence
Avoir un bon sens de l'organisation et de l'anticipation
Etre efficiente et efficace et adopter une attitude réactive, avoir le sens des initiatives
Respecter les délais en ayant un sens des priorités et du discernement
Avoir un bon sens du relationnel et de la diplomatie
Avoir un sens de l'écoute et de la patience
Etre discrète
Avoir une capacité rapide d'adaptation et du sens des responsabilités
Etre disponible, autonome à partir des consignes orales et écrites et avoir une forte capacité d'adaptation

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Compte-rendu
• NTIC
• Word
• Respect des délais
• Réactivité
• Prise de note
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Patience