Chargé d'Accueil et Services H/F - City One Accueil

Missions chargée d'accueil City OneAccueil physique et téléphonique -Accueil physique des visiteurs (renseigner, orienter, remplir fichier visiteurs, .) -Réception téléphonique -Traitement des fax/mails clients sur Salesforce -Traitement des mails sur Outlook Accueil et Intendance -Réception téléphonique des appels transférés du standard Carl en l'absence de l'agent d'accueil Carl -Relais fermetures en l'absence du binôme (18h)Commandes et fournitures -Commande bouquet de fleur (naissance, décès) pour l'ensemble des sites -Commande plateaux repas, petits-déjeuners -Réservation restaurants pour les collaborateurs de passage et/ou internes -Distribution fournitures de bureauGestion des véhicules -Demande de devis et prise de rendez-vous pour le contrôle technique et la maintenance des véhicules des collaborateurs -Participation à la gestion des véhicules de pool : planning des réservations, entretien, restitution -Soutien BL Flotte auto, restitution et prise en charge des véhicules de fonction -Gestion des révisions et nettoyage des véhicules en collaboration avec BL FlotteSupport logistique et Evènements -Réservation / validation réservation de salles de réunion tous sites -Préparation thermos café sur demande -Demande impression de document (prestataire externe) -Traitement de livraisons diverses (colis, légumes, repas collaborateurs etc.) -Réservation de taxi / coursier -Services de conciergerie à développer (box pressing)Gestion administrative et Reporting -Suivi du budget (saisie et validation factures SGE) -Gestion des problèmes sur les factures fournisseurs (signalement aux référents sur site, demande avoir, relance fournisseur.) -Mise en place et mise à jour des procédures liées au poste d'accueil -Création et modification d'articles concernant SGE dans BL BOT -Réception livraisons (réception des colis + envoi message destinataires) -Relais mise à jour affichage obligatoire Sécurité et maintenance -Relais demandes d'interventions auprès des prestatairesRelais -Relais ouvertures en l'absence cumulée de deux collaborateurs -Relais fermetures en l'absence du binôme -Relais courrier entrant et sortant en l'absence des préposés au courrier -Relais sur une partie de l'intendance -Relais Régie technique : aménagement de salles de réunion sur demande (placement des tables en U, des chaises en amphithéâtre, .) -Relais mise à jour de l'affichage obligatoire Horaires-de 9h00-13h00 & 14h00-17h20 du lundi au mercredi et 17h30 jeudis et vendredisSalaire -Smic -Prise en charge de l'abonnement Tisséo à hauteur de 50% -Prise en charge de la mutuelle à hauteur de 50%

Experience: 6 MoisCompétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande clientLangues: Anglais exigéPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.Liste des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Anglais
• Reporting
• Compréhension de la demande du commanditaire
• Compétences ménagères
• Salesforce
• Facturation
• Empathie