Secretaire Planificateur H/F - Serenitarn

Nous sommes :
- une entreprise associative implante Aussillon, Albi, Castres, Rabastens et Labastide-Rouairoux, membre de la fdration UNA, n1 des services la personne en France,
- notre association est connue et reconnue sur les territoires du Tarn depuis prs de 50 ans,
- nous sommes certifis CAP HANDEO.Rejoignez SERENITARN cet été ! Dans le cadre d'un remplacement saisonnier, nous recherchons un(e) Secrétaire Planificateur(trice) (H/F) en CDD à temps plein pour notre agence de LAVAUR.

Missions principales
Fonction accueil :
- Gérer totalement le standard (mise en attente des lignes, répondeur, filtrage des appels.).
- Accueillir, identifier et orienter les visiteurs.
- Communiquer les informations et les renseignements simples liés au planning et aux prises en charge.
- Assurer une traçabilité des contacts en les enregistrant sur le logiciel.

Fonction administrative :
- Gérer le courrier (envoi et réception de courriers, mise sous plis, affranchissement).
- Classer et archiver divers documents.
- Gérer les stocks de matériels, de fournitures diverses et de documents mis à la disposition des salariés.
- Etre responsable de la caisse.
- Réaliser des saisies informatiques sur différents logiciels.
- Gérer la partie administrative des déclarations de sinistres.
- Encoder les badges des bénéficiaires.
- Effectuer des paramétrages sur les téléphones professionnels des intervenants.
- Assurer un relai dans la transmission de documents émanant des différents services ou des outils de travail aux intervenants.

Fonction planification et suivi des interventions :
- Participer à la planification des interventions et à la continuité des prestations en organisant les remplacements prévisibles et non prévisibles des intervenants à domicile.
- Réaliser des enquêtes téléphoniques.
- Enregistrer des prospects
- Participer à la constitution des dossiers de prise en charge des clients.
- Transmettre les informations liées à la planification et à la prise en charge des clients aux responsables de secteurs.

Conditions de travail :
CDD du 20/07 au 07/08/2026
Durée hebdomadaire de travail : 35h

Profil
L'accès au poste nécessite un diplôme de niveau 3 (anciennement V) ou 4 (anciennement IV) de l'éducation nationale tel que CAP et/ou BEP ou Baccalauréat.

COMPETENCES ET QUALITES
- Autonomie
- Discrétion
- Confidentialité
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Ecoute
- Sens de l'observation et de l'analyse
- Compétences relationnelles
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise les techniques d'accueil et de réception des appels téléphoniques

La rémunération est fixée par notre Convention collective : à partir de 13.08 euros/h (mais cela peut être davantage, en fonction de votre diplôme et de votre ancienneté dans notre branche).

Pour candidater, envoyer une lettre de motivation et un CV à ****@****.**

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier